Kurkista kulisseihin – Mitä Soihdun talouspalveluissa puuhataan?

Blogi, Me Soihtulaiset / 25.1.2022

Artikkelikuva: Anssi Kumpula

Teksti: Kati Lehtolahti  | Kuva: Petteri Kivimäki

Talouspalvelun arkeen kuuluu paljon rutiinitehtäviä, joilla on tarkat kuukauden ja vuoden kiertoon liittyvät aikataulut. Budjetointi ja tilinpäätös ovat talouspalveluissa kiireistä aikaa. Meille uusi vuosi ei ala tammikuussa, vaan kesälomien päättyessä elo-syyskuussa aloittaessamme budjetoinnin. Vuodenvaihteessa siirrymme tilinpäätösaikaan. Kun sydäntalvella tehdään pitkää päivää tilinpäätöksessä, kevään ja kesän korvalla päästään huokaisemaan hetkeksi ennen seuraavan syksyn budjetointia ja vuoden päättymistä.

Syksyllä budjetoidaan

Kun kesälomat päättyvät elo-syyskuussa, suunnataan katseet jo seuraavaan vuoteen aloittamalla budjetointi eli seuraavan vuoden talousarvion luominen. Jotta budjetointi lähtisi etenemään, tulee ensin miettiä, mistä rahaa saadaan sekä kuinka paljon ja mihin sitä tultaisiin käyttämään. Tässä auttavat mm. rahoituslaskelmat, investointisuunnitelmat sekä poisto-ohjelmat, mutta myös tieto mahdollisista hintojen korotuksista esim. sähkössä ja jätekustannuksissa. Budjetointiin JYY-konsernissa osallistuvat myös muut henkilöstön jäsenet ja asiantuntijat, mutta talouspalveluissa budjetoinnin keskiössä ovat esimerkiksi seuraavan vuoden palkat, poistot ja lainanlyhennykset sekä muut yleis- ja hallintokulut.

Budjetin ensimmäinen versio käy katselmuskierroksen JYYn hallituksessa, jonka jälkeen tehdään tarvittavat muutokset esim. muuttamalla tuotto- ja kuluodotuksia. Soihdun ja JYYn yhteinen budjetti vahvistetaan JYYn edustajiston kokouksessa marraskuussa, jonka jälkeen budjettiseurantaa tehdään seuraavana vuonna kirjanpidossa ja raportoinnilla.

Vuodenvaihteessa tilinpäätös 

Budjetin valmistuttua käännetään jo katseet kohti vuoden vaihteen jälkeen alkavaa tilinpäätösaikaa mm. varmistamalla tarvittavien todistusten ja asiapapereiden saanti sekä hahmottelemalla aikataulu yhdessä talouspalvelun tiimin, yhteistyökumppanien ja tilintarkastajien kanssa. Tilinpäätöksen tehtävä on kertoa, kuinka juuri päättynyt tilikausi on mennyt: onko jääty plussalle vai tiputtiinko pakkaselle? 

Tilinpäätös on talouspalveluiden kenties kiireisin ajanjakso, sillä normaalit, kuukausittaiset tehtävät hoidetaan tilinpäätöksen rinnalla. Tilinpäätös alkaa joulukuun kirjanpidon sulkemisella, sitä seuraa itse tilinpäätöksen kokoaminen ja työstövaiheet, toimintakertomuksen laadinta sekä koko vuoden multihuipentuma ja piinapenkki: tilintarkastus. Tilinpäätöskausi päättyy huhtikuussa yhtiökokouksiin, tilinpäätösten vahvistamiseen ja veroilmoitusten täyttämiseen.

Mitä muuta puuhataan pitkin vuotta?

Soihdun talouspalvelut hoitavat JYYn ja sen tytäryhtiöiden (7 kpl) osto-, myynti- ja vuokrareskontrien hoitamisen, palkanlaskennan, maksatuksen ja HR-asiat (tehtävät), kuukausikirjanpidot, raportoinnin sekä budjettien seurannat ja lisäksi hallinnolliset tehtävät, esimerkiksi viranomaisilmoitukset ja arkistoinnin. 

Talouspalveluissa hoituvat myös sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden asiakaspalvelu, kuten palkkoihin ja lomiin liittyvät kysymykset henkilöstöltä, Soihdun asukkaiden vuokranmaksuun liittyvät viivästys- ja ongelmatilanteet sekä maksujen palauttaminen esimerkiksi tilavarauksen peruuntuessa, sopimuksen päättyessä tai järjestelmien mahdollisissa virhetilanteissa.

Kirjoittaja työskentelee Soihdun vuokrakirjanpitäjänä