Syyskuinen muuttopäivä

Ajankohtaista, Asuminen, Kylä-lehti, Me Soihtulaiset / 1.11.2021

Story: Anni Pajari, Photo: Mari Mansikkamäki

Kesä ja syksy ovat Soihtu Asumisen palvelupisteen kiireisintä aikaa. Kesällä asuntohakemuksia käsitellään kymmeniä päivässä, kun hakijat saavat tiedon opiskelupaikoistaan. Heinäkuussa tehdään vuokrasopimuksia ja vastaillaan hakijoiden kysymyksiin sähköpostilla, puhelimitse ja paikan päällä Vehkakujan palvelupisteellä.

Tänä syksynä uusia vuokrasopimuksia solmittiin yli 450 kappaletta. Syyskuun ensimmäinen päivä, josta tässä jutussa kerrotaan, on yksi vuoden vilkkaimpia muuttopäiviä.

”Koska kiireisimmät päivät ovat yleensä ennakoitavissa, niihin valmistaudutaan etukäteen huolellisesti”, kertoo Katri Leppänen. Hän tuli Soihtu Asumisen palvelupisteelle suorittamaan liiketoiminnan ammattitutkintoon liittyvää harjoittelujaksoaan keväällä 2021. Syksyllä harjoittelijan titteli vaihtui tuuraustarpeen myötä palvelusihteerin työhön, kun Katri palkattiin palvelupisteen työntekijäksi.

Varsinaista asiakaspalvelutyötä palvelupisteellä tekee vuodenajasta riippuen 2-4 henkilöä. Lisäksi asumisen tiimiin kuuluu esihenkilönä toimiva palvelupäällikkö sekä yhteisömanageri, joka vastaa Soihdun asukasneuvonnasta.

Avainrumbaa ja asuntotarkastuksia

Ennen palvelupisteen aukeamista asiakkaille on monta asiaa tehtävänä. Poismuuttajien palauttamat avaimet haetaan postilaatikosta, merkitään palautetuiksi ja asunnolle varataan asuntotarkastus. Muuttopäivinä palautettuja avaimia saattaa olla kymmeniä. Katri tarkistaa sähköpostin ja aloittaa viesteihin vastaamisen. Huollon väki piipahtaa vaihtamassa muutaman sanan, kunnes lähtevät tekemään asuntotarkastuksia.

Kymmeneltä ovet avataan, ja ensimmäiset asiakkaat pääsevät ottamaan vuoronumeronsa. Avainkortit on tehty etukäteen valmiiksi, jotta avainten jako kävisi sujuvasti. Tulevia asukkaita on myös lähestytty etukäteen sähköpostilla muuttopäivän aikatauluja ja käytäntöjä koskien.

Kiireisin hetki päivässä koittaa noin klo 12, joka on sekä poismuuttajien takaraja avainten palautukselle että uusien asukkaiden aika saada tulevan kotinsa avaimet.

”Minulle on tärkeää palvella asiakkaita siten, että kiire ei välity heille. Tilanne on kuitenkin ainutkertainen jokaiselle uudelle asukkaalle, ja palvelun tulee olla samantasoista kaikille”, Katri kertoo.

Oman kodin ilo välittyy

Huolellisesta etukäteisvalmistelusta huolimatta muuttopäivinä tapahtuu aina ennalta arvaamattomia tilanteita, jotka pitää selvittää nopeasti. Harjoittelunsa alkutaipaleelta Katri muistaa erityisesti haastavan tilanteen, jossa kiihtynyt asiakas vaati häneltä vuokranalennusta, jota palvelupisteen työntekijä ei voi myöntää. Myöskään esimerkiksi päätöksiä keskeneräiseen reklamaatioprosessiin ei voida antaa, mutta asiakkaat ohjataan tarvittaessa kysymyksineen oikean tahon luo.

”Teemme tiivistä yhteistyötä muun muassa huollon, vuokravalvonnan, it-tuen ja asukasneuvonnan väen kanssa”, Katri kertoo.

Kun ovet kolmelta sulkeutuvat, vuoronumeronäyttö kertoo, että paikan päällä palvelupisteellä asioi tänään 90 ihmistä.

”Parasta työssäni on helpottaa opiskelijoiden asumisen arkea. On myös ihanaa nähdä asukkaiden vilpitöntä iloa omaan kotiin muuttamisesta”, Katri kertoo.

Teksti on julkaistu Kylä-lehdessä 2/2021.