Venue managerilla on monta rautaa tulessa

Ajankohtaista, Kylä-lehti, Me Soihtulaiset, Ravintola / 28.4.2022

Teksti: Anni Pajari

Ilokiven venue manager Laura Partamies aloittaa usein työpäivänsä avaamalla Venuen olohuoneen asiakkaille kello 12. Baaritiski laitetaan kuntoon ja taustamusiikki soimaan asiakkaita varten, jotka tulevat päivisin tilaan opiskelemaan, kahville tai hengailemaan muuten vain.

Ennen varsinaisen työpäivän alkua Laura on kipaissut hakemassa kaupasta maskeja ja drinkkitarpeita iltaa varten. Lisäksi hän on ottanut valokuvia, päivittänyt sometilejä ja koostanut Venuen infonäytöille tietoa tulevista keikoista.

Maaliskuinen perjantai on erityinen, sillä illalla on ensimmäinen keikka koronarajoitusten purkamisen jälkeen. Keikka on myös ensimmäinen, jota Laura on venue managerina järjestämässä. Aiemmin hän työskenteli JYYn tapahtumatuottajana.

”Ensimmäinen keikka on tavallaan jännittävä. Olen silti todella huojentunut, että pääsen viimein tekemään varsinaista työtäni, eli järjestämään tapahtumia.”

Pää pysyy kylmänä

Tapahtuman suunnittelu aloitetaan yleensä hyvissä ajoin. Esimerkiksi huhtikuun alussa järjestettävän Jyrockin valmistelut aloitetaan jo edellisen vuoden elokuussa. Venuen tapahtumat lyödään lukkoon noin puoli vuotta ennen tapahtumaa, pienempiä keikkoja voidaan järjestää lyhyemmälläkin aikataululla. Syksyn 2022 kalenteri on Lauran mukaan jo melkein valmis.

Valmisteluun kuuluu muun muassa työntekijöiden työvuorojen tekeminen ja keskustelu työnjaosta esiintyjän kanssa.

”Bändeillä ja esiintyjillä on omat kiertueaikataulunsa, joten sopiva yhteinen aika keikalle pitää sopia mahdollisimman aikaisin.”

Lauran mukaan tapahtuma-alaan kuuluu se, että huolellisesta varautumisesta huolimatta kaikki ei aina suju suunnitelmien mukaan. Yllättävät tilanteet ovat stressaavia, mutta kokemus auttaa sietämään epävarmuutta.

”Jos kaikki näyttää menevän pieleen, vedän rauhassa henkeä, otan kupin kahvia ja pohdin, miten edetään. Paniikissa häslääminen on täysin turhaa.”

Miljoona pientä asiaa

Lounaalla Laura piipahtaa hampparilla yläkerrassa Ilokiven ravintolassa. Loppupäivä menee illan keikkaa valmistellessa. Laura laittaa baarin valmiiksi illalla töihin saapuvia työntekijöitä varten. Bändi saapuu paikalle neljän maissa, jolloin tehdään roudaus ja soundcheckit.

”Todennäköisesti eteen tulee vielä miljoona muuta pientä juttua päivän mittaan, mutta ne sitten vain hoidetaan”, Laura nauraa.

Tapahtuman jälkeen hänelle on tärkeää keskustella illan kulusta työntekijöiden ja esiintyjän kanssa, kiittää ja ottaa vastaan palautetta. Venuella tehdään vielä tilitykset ja siivotaan.

Lauran mukaan hänen ystävänsä naureskelevat hänen exceleitään ja kalentereitaan. Tapahtumia järjestäessä on kuitenkin pakko olla järjestelmällinen. Lopputulos palkitsee, kun tapahtuma on käynnissä.

”Parasta on se energinen tunnelma, kun kaikki lopulta onnistuu ja sekä asiakkaat, työntekijät että esiintyjät viihtyvät.”